Mogelijk scenario - De Kern

Terug naar 'FF vergaderen'

Voorbereiding operator en voorzitter

(Dag A) Yvonne spreekt het thema van de bijeenkomst door met de voorzitter/gespreksleider. Eventueel krijgt ze materiaal mee om thuis door te nemen. De ruimte waar de bijeenkomst wordt gehouden wordt bekeken. De opstelling in de ruimte wordt doorgesproken. De groepsindeling wordt bepaald.  De benodigde techniek wordt bekeken: WIFI, laptops, iPads, snoeren, beamer.
TIJD: ± 120 min

De vergadering

(Dag B) Opbouw van de ruimte
TIJD: ± 30 min

Ontvangst

Moment en wijze van binnenkomst en ontvangst zijn doorgesproken. De uitstraling van de ruimte, de manier waarop de deelnemers ontvangen worden, moeten al een energie in zich dragen zoals ook het dagdeel mag verlopen; met respect en vanuit rust en verbinding. Het is helder of men begint met koffie/thee of niet. Is het met koffie, dan is daar ook de tijd voor.
TIJD: ± 15 min

Landing, meditatief moment

Het koffiemoment is voorbij. Mensen hebben elkaar begroet. Er mag rust komen in de ruimte.
De mensen zijn gekomen vanuit een andere situatie; een druk thuis, kinderen net naar school gebracht, een andere vergadering, een telefoongesprek, net druk staan praten bij de koffie… Het lichaam is aanwezig, nu de geest nog… (meditatie)
TIJD: ± 5 min

Inleiding

Inleiding op het thema door de voorzitter of een inhoudelijk deskundige. Tijd om focus aan te brengen.
TIJD: ± 15 min

Primoforum sessie

Iedereen staat op zijn plek (statafels). De groepen zijn vooraf ingedeeld, het is helder waar iedereen wordt verwacht en op de tafeltjes staan de teamnamen. Het systeem wordt opgestart. Er is ruimte om iedereen te laten inloggen en te begeleiden zodat we van start kunnen gaan. 15 min
De operator ondersteunt de voorzitter waar mogelijk. Ze houden contact tijdens het overleg en spelen in op de gebeurtenissen. Omdat de operator goed is bijgepraat, kan ze de voorzitter goed ondersteunen in zijn/haar taak. We gaan de diepte in met de vragen die we hebben voorbereid. De uitgezette lijn kan exact gevolgd worden. Als de groep of het thema meer gebaat is bij inspelen op de reacties, dan is dat geen probleem. Dit laatste zal prima verlopen als er goed contact is tussen de voorzitter en de operator. Na de vragen is er een mogelijkheid om tot stemmen over te gaan.
TIJD: ± 90 min

Samenvattend 1

De voorzitter en operator steken de koppen bij elkaar en bekijken het materiaal; wat heeft de voorzitter nodig voor de samenvatting. Wat gebeurt er met het materiaal; hoe en wanneer bieden we dit aan de deelnemers aan?
TIJD: ± 15 min

Samenvattend 2

De voorzitter vat de bijeenkomst samen: wat hebben we geleerd, bereikt. Hoe hebben we het ervaren. Wat zijn de consequenties.
TIJD: ± 15 min

Afsluiting

We vragen een paar reacties over deze werkwijze en hoe men de bijeenkomst heeft ervaren. De deelnemers worden bedankt voor hun inzet: we hebben het samen gedaan. Nu zijn we allemaal weer elders nodig; dan moet je dit kunnen loslaten. Dat kan als je weet dat er wat mee gebeurd, dat het zinvol was en dat je er, als dat is gezegd, over terug hoort.
TIJD: ± 5 min

Opruimen

TIJD: ± 30 min

TIJD TOTAAL: (Dag A=2 uur)+(Dag B=3,5 uur) = ± 5,5 uur